Accesso agli atti

Oggetto

Accesso agli atti

Descrizione

Questo procedimento si avvia quando si vuole visionare un documento amministrativo in   possesso del Comune ed eventualmente ottenerne copia. L’accesso agli atti costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e assicurarne l’imparzialità e la trasparenza. Questo diritto viene però contemperato e messo in relazione con il diritto degli eventuali "controinteressati", cioè dei soggetti che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza, di far valere il loro interesse, intervenendo nel procedimento con le modalità che vengono illustrate in seguito nel paragrafo "Isruttoria" (nel box "Tutte le informazioni"). Ci sono inoltre degli atti per i quali il diritto di accesso è escluso o limitato, come meglio precisato in seguito. Le norme di riferimento sono la Legge 241/1990, il D.P.R. 184/2006 e i regolamenti comunali, il D.Lgs. 195/2005 per quanto riguarda l'accesso alle informazioni ambientali.

CASO PARTICOLARE: Se l'accesso agli atti riguarda una PRATICA EDILIZIA che comporta una ricerca d'archivio, deve essere utilizzato un modulo apposito (vedi allegato).

Responsabile procedimento: Ogni responsabile del procedimento per gli atti di sua competenza

Termine per la conclusione (giorni): 30

In base alla norma: Regolamento comunale sul procedimento amministrativo

Uffici:

Sportello del Cittadino - Ufficio Relazioni con il Pubblico - Tolmezzo

Sportello del Cittadino - Amaro

Sportello del Cittadino - Cavazzo Carnico

Sportello del Cittadino - Verzegnis

CASO PARTICOLARE: Se l'accesso agli atti riguarda una PRATICA EDILIZIA che comporta una ricerca d'archivio, deve essere utilizzato un modulo apposito (vedi allegato).

A COSA SI PUÓ ACCEDERE
CHI PUÓ PRESENTARE LA DOMANDA: gli interessati

- Il diritto di accesso può essere esercitato dagli "interessati", cioè da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso;
- l'interesse diretto non è necessario per accedere agli atti del comune e alle informazioni ambientali.

IN QUALI CASI SI ACCEDE AGLI ATTI SENZA BISOGNO DI PRESENTARE LA DOMANDA SCRITTA: l'accesso informale

In alcuni casi è possibile ottenere i documenti con una semplice richiesta verbale. Si tratta del cosiddetto "accesso informale", che può essere sempre utilizzato per vedere o estrarre copia degli atti del Comune (deliberazioni, determinazioni, ordinanze, autorizzazioni, concessioni, permessi a costruire ecc.) e, in alcuni casi, anche per i documenti amministrativi, in particolare quando non esistono controinteressati e non ci sono dubbi sul fatto che il richiedente possa far valere un interesse diretto collegato al documenti. In quest'ultimo caso però il responsabile del procedimento può sempre chiedere che venga compilata la richiesta formale.

COME COMPILARE LA DOMANDA: l'accesso formale

La domanda può essere compilata utilizzando il modulo allegato.
CASO PARTICOLARE: Se l'accesso agli atti riguarda una PRATICA EDILIZIA che comporta una ricerca d'archivio, deve essere utilizzato un modulo apposito (vedi allegato).

ALLEGATI ALLA DOMANDA

Non sono previsti allegati alla domanda ma il richiedente deve dimostrare la sua identità, anche allegando la fotocopia di un documento.

COSTI

L'esame dei documenti è gratuito.
Il  rilascio  di  copie  prevede il rimborso  dei  costi  di  riproduzione e l'assolvimento dell'imposta di bollo in caso di richiesta di copia conforme.
Caso particolare: Se l'accesso agli atti riguarda una pratica edilizia che comporta una ricerca d'archivio, è previsto il versamento dei diritti di segreteria pari a:
- euro 10,00 per ogni pratica nell'archivio corrente;
- euro 20,00 per ogni pratica nell’archivio storico;
I diritti verranno versati presso la Tesoreria Comunale al momento del ritiro della documentazione.

COME PRESENTARE LA DOMANDA

La domanda può essere consegnata al Comune in uno dei seguenti modi:
- direttamente, consegnandola all'ufficio di riferimento, all'Ufficio Protocollo oppure allo Sportello del Cittadino durante gli orari di apertura al pubblico;
- tramite fax;
- tramite posta (ordinaria - in questo caso non c’è garanzia di ricevimento - o raccomandata);
- tramite posta elettronica “semplice”, all'indirizzo dell'ufficio di riferimento o del Comune, se firmata digitalmente, oppure se scansionata con allegata la copia del documento di identità (in questo caso non c’è garanzia di ricevimento);
- tramite PEC all'indirizzo PEC del Comune interessato se firmata digitalmente, oppure se scansionata con allegata la copia del documento di identità, in questo caso l'invio ha lo stesso valore di una raccomandata AR.

 ISTRUTTORIA

Dal momento del ricevimento della domanda l'ufficio ha 30 giorni di tempo per concludere il procedimento.
(Per le informazioni ambientali il termine è elevato a 60 giorni nel caso in cui l'entità e la complessità della richiesta siano tali da non consentire di soddisfarla entro il termine di 30 giorni. In questo caso sarà comunque cura dell'ufficio informare il richiedente entro 30 giorni della proroga e dei motivi che la giustificano).
Il responsabile verifica completezza e regolarità della domanda e chiede l’eventuale integrazione entro dieci giorni. I termini del procedimento ricominciano a decorrere da quando la richiesta corretta arriva al protocollo del Comune. Il responsabile procede poi all’istruttoria, verificando:
- la presenza del documento richiesto;
- la presenza di una motivazione sufficiente, cioè che risulti chiaro, e sia desumibile dalla domanda, l'interesse diretto, concreto, attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata;
- che il documento non ricada fra quelli esclusi;
- la presenza di controinteressati, cioè di soggetti che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.
Se il responsabile del procedimento accerta la presenza di controinteressati deve inviare loro la copia della domanda di accesso agli atti, dando agli stessi la possibilità di presentare, entro 10 giorni, motivate opposizioni al rilascio del documento. Se i controinteressati rispondono chiedendo di sottrarre l’atto all’accesso, il responsabile procede a una valutazione comparata degli interessi e decide in merito, se invece i controinteressati non rispondono entro i termini, procede con l’istruttoria.
Terminata positivamente l’istruttoria, il responsabile del procedimento conclude la procedura trasmettendo copia del documento richiesto o chiedendo all'interessato di passare in ufficio per ritirare le copie o visionare i documenti. Per il rilascio di copie è previsto il rimborso dei costi di riproduzione. Nel caso in cui vengano richieste copie conformi all’originale, le stesse vanno rilasciate in bollo, salvo esenzioni.
Se l’istruttoria si conclude negativamente, il responsabile invia un provvedimento in cui motiva le ragioni del diniego, indicando la possibilità di ricorrere al Segretario del Comune al quale è rivolta la domanda entro 15 giorni oppure al TAR entro 30 giorni.
Nel caso in cui ci siano interessi che devono essere temporaneamente salvaguardati, ad esempio in fase preparatoria, il responsabile del procedimento può procedere al differimento dell’accesso, ad esempio in caso di appalti, concorsi , prove selettive, controlli, in questo caso l’istruttoria si conclude temporaneamente con il provvedimento di differimento, che ne indica la durata.

 ATTI ESCLUSI

Gli atti esclusi dal diritto di accesso sono elencati all'articolo 11 dei regolamenti comunali dei comuni dell'Associazione Intercomunale Conca Tolmezzina, fra questi ricordiamo:
- i documenti oggetto di segreto di Stato;
- gli atti concernenti procedimenti tributari;
- gli atti concernenti l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione;
- i documenti che riguardano la salvaguardia dell'ordine pubblico e la repressione dei reati;
- gli atti che che contengono informazioni di carattere psico-attitudinale relative a terzi in procedimenti selettivi;
- le annotazioni, gli appunti, le bozze preliminari di provvedimenti non ancora approvati fino alla sottoscrizione;
- le proposte di deliberazione del Consiglio fino al momento del deposito.
I casi di esclusione delle informazioni ambientali sono elencati nell'articolo 5 del Decreto Legislativo 19 agosto 2005, n. 195.

COSA FARE SE L’UFFICIO NON RISPONDE

Se il Responsabile del Procedimento non risponde alla richiesta di accesso agli atti entro trenta giorni si viene a formare il cosiddetto "silenzio - diniego", che consente al cittadino di ricorrere al Segretario del Comune al quale è rivolta la domanda entro 15 giorni oppure al TAR entro 30 giorni.
Il cittadino può inoltre chiedere al Segretario Generale del Comune di Tolmezzo di concludere il procedimento avvalendosi del potere sostitutivo in caso di inerzia per mancata o tardiva emanazione di provvedimenti nei termini da parte dei responsabili inadempienti che gli è stato conferito dalla Giunta Comunale.

DIRITTO DI ACCESSO PER I CONSIGLIERI COMUNALI

I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune tutte le notizie e le informazioni in loro possesso utili all’espletamento del loro mandato;
Il diritto di accesso ai consiglieri è gratuito, salvo i casi di piani urbanistici, progetti ecc. che comportino un costo di riproduzione troppo elevato, in questo caso vengono richieste le spese di riproduzione.
I consiglieri comunali possono richiedere l'accesso agli atti utilizzando il modello di domanda allegato.

Per maggiori informazioni si può consultare il Regolamento comunale sul diritto di accesso ai documenti amministrativi di Amaro, Cavazzo Carnico, Tolmezzo, Verzegnis

Gestione Associata fra i Comuni di Amaro, Cavazzo Carnico, Tolmezzo e Verzegnis
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 e seguenti del Regolamento UE n. 2016/679 (G.D.P.R.)
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento 679/2016/UE “General Data Protection Regulation” (GDPR), si informa che ciascun Ente riceve, conserva, comunica, raccoglie, registra e dunque tratta i dati personali nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.
1. TITOLARE E CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
I Comuni di Tolmezzo, Amaro, Cavazzo Carnico e Verzegnis hanno sottoscritto un accordo di contitolarità nel trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (UE) 679/2016.
Il titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente informativa è il Comune di Tolmezzo, in qualità di Ente capofila della Gestione associata dei servizi, mentre i Comuni di Amaro, Cavazzo Carnico e Verzegnis sono contitolari del trattamento. Di seguito, il dettaglio dei contatti, di ciascun Comune:
COMUNE DI TOLMEZZO (TITOLARE DEL TRATTAMENTO)
Indirizzo: Piazza XX Settembre, 1 - 33028 Tolmezzo UD
Email: comune.tolmezzo@com-tolmezzo.regione.fvg.it
Pec: comune.tolmezzo@certgov.fvg.it
Telefono: 0433 487911
COMUNE DI AMARO (CONTITOLARE DEL TRATTAMENTO)

Indirizzo: Via Roma, 33 - 33020 Amaro
Email: segreteria@com-amaro.regione.fvg.it
Pec: comune.amaro@certgov.fvg.it
Telefono: 0433 94056
COMUNE DI CAVAZZO CARNICO (CONTITOLARE DEL TRATTAMENTO)
Indirizzo: Piazzale dei Caduti, 5 - 33020 Cavazzo Carnico
Email: affari.generali@com-cavazzo-carnico.regione.fvg.it
Pec: comune.cavazzocarnico@certgov.fvg.it
Telefono: 0433 93003
COMUNE DI VERZEGNIS (CONTITOLARE DEL TRATTAMENTO)
Indirizzo: Via Udine, 2 - 33020 Verzegnis
Email: demografico@com-verzegnis.regione.fvg.it
Pec: comune.verzegnis@certgov.fvg.it
Telefono: 0433 2713

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (RPD o Data Protection Officer – DPO)
Il responsabile della protezione dei dati (RPD o Data Protection Officer – DPO) è il referente al quale gli interessati potranno rivolgersi per qualsiasi richiesta e/o chiarimento inerente la presente informativa e il trattamento dei dati personali.
Il DPO potrà essere contattato con le seguenti modalità:
Email: dpo@hts-italy.com
Pec:  hts@legalmail.it
Telefono:  0432 1540100

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali forniti dagli interessati o comunque utilizzati, viene effettuato per lo svolgimento di funzioni istituzionali dell’Amministrazione comunale, in particolare per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico di cui è investito il titolare per il perseguimento della finalità connessa all’espletamento del seguente procedimento:
- Accesso agli atti

4. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Si informa che, tenuto conto delle predette finalità del trattamento, il conferimento dei dati è necessario e il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di istruire e concludere il relativo procedimento amministrativo.

5. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
I dati che possono essere raccolti e trattati nell’ambito del procedimento di cui al punto 3, appartengono alle seguenti categorie:
a) Dati identificativi (ad esempio cognome, nome, nascita, residenza, domicilio, codice fiscale, indirizzo di posta elettronica, recapito telefonico, composizione nucleo familiare, ecc.);
b) Dati relativi ai controinteressati (ad esempio dati identificativi);
c) Dati relativi all'immobile (ad esempio dati relativi alla tiitolarità dello stesso, dati catastali ecc.).

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
I dati personali raccolti saranno trattati dai soggetti designati e da quelli autorizzati al trattamento impiegati presso i singoli servizi comunali interessati alla richiesta. Gli stessi saranno trattati, per le finalità sopra indicate, sia per mezzo di archivi cartacei che per mezzo di archivi informatici o telematici e, comunque, con modalità tali da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati, nonché nel pieno rispetto dei principi generali in materia di protezione dei dati personali.
Il trattamento non prevede processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

7. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità connesse e/o conseguenti al procedimento in oggetto, a soggetti pubblici o privati ai quali la comunicazione sia obbligatoria per disposizione di legge o regolamento (ad esempio ai controinteressati; alla Regione Friuli Venezia Giulia; all’Azienda Servizi Sanitari; ai terzi legittimati nei casi previsti dalla legge 7 agosto 1990 n. 241; agli enti ed autorità di controllo; all'UTI della Carnia), oppure ai soggetti nominati responsabili esterni, ai sensi dell’art. 28 del GDPR in presenza di un obbligo contrattuale, che prestino garanzie adeguate circa la protezione dei dati e agiscano in base alle direttive impartite dal titolare del trattamento.
I dati saranno diffusi solo se previsto da specifiche norme riguardanti obblighi di pubblicazione e trasparenza.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI
Nell’ambito del procedimento di cui al punto 3 non è previsto alcun trasferimento dei dati a Paesi terzi o a Organizzazioni Internazionali.

9. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati saranno conservati per il tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati. Sarà possibile la loro conservazione anche dopo la conclusione del relativo procedimento amministrativo per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti conseguenti. Ciascuna Amministrazione potrà conservare i dati per periodi più lunghi a fini di archiviazione nel pubblico interesse, allo scopo di adempiere ad obblighi normativi o di esercitare una legittima facoltà secondo quanto previsto dall’art. 5, comma 1, lett. e) del GDPR.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ogni momento l’interessato potrà esercitare, ai sensi degli articoli da 15 a 21 e dell’art. 77 del GDPR, i seguenti diritti:
a) di accedere e chiedere copia, anche in formato elettronico o digitale, dei dati personali in possesso del titolare del trattamento;
b) di richiedere conferma dell’effettivo trattamento dei propri dati personali da parte del titolare;
c) di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano (nei casi previsti dalla normativa);
d) di opporsi al trattamento, nei casi previsti dalla normativa;
e) alla portabilità dei dati, nei casi previsti dalla normativa;
f)  di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca;
g) di proporre reclamo all'autorità di controllo (Garante Privacy).

L’interessato può, in qualsiasi momento, esercitare i suoi diritti mediante l'invio di una richiesta scritta al Comune di Tolmezzo.